Privacy verklaring

ZestForWork, gevestigd aan de Provincialeweg 130B, 5503 HK, Veldhoven, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Provincialeweg 130B
5503 HK Veldhoven
+3161394293
www.zestforwork.com

Yvon Golbach is de Functionaris Gegevensbescherming van ZestForWork. Zij is te bereiken via yvon@zestforwork.com.

Europees geregeld 

De bescherming van uw persoonsgegevens, uw rechten en onze verplichtingen in dat verband zijn op Europees niveau geregeld. 

In april 2016 is er de Algemene Verordening Gegevensbescherming aangenomen die duidelijkheid moet geven over het omgaan met persoonsgegevens. Deze verordening is van kracht vanaf 25 mei 2018.

Wat staat er in deze privacyverklaring?

 

Deze privacyverklaring is erop gericht om u informatie te verschaffen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten.  We leggen u uit wat we met de verzamelde gegevens doen en waarom.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

ZestForWork verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens (woon of bedrijf)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
  • Locatiegegevens
  • IP-adres
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
  • Internetbrowser en apparaat type
  • Bankrekeningnummer
  • Beroepsgegevens in kader van loopbaanbegeleiding
  • Eventuele verslagen van coaching gesprekken

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

ZestForWork verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

  • Medische gegevens (Als u mij bijvoorbeeld laat weten dat u een burn-out heeft)

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ZestForWork verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling, om algemeen klantenbeheer te kunnen doen, met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst)
  • Verzenden van onze nieuwsbrief, reclamefolder of overige marketing gerelateerde activiteiten;
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Om de door u gevraagde dienst te kunnen uitvoeren (uitvoering overeenkomst)
    Denk hierbij aan een opleiding of coaching traject verzorgen, het versturen van trainingsopdrachten, het downloaden van een e-boek, verkoop van (online) producten en het bieden van overige dienstverlening;
  • Eventuele klachten te kunnen opvolgen;
  • ZestForWork analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren;
  • ZestForWork volgt uw surfgedrag over verschillende websites waarmee wij onze producten en diensten afstemmen op uw behoefte;
    (meer over het volgen en analyseren van uw surfgedrag leest u verderop).
  • ZestForWork verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte of gegevens in het kader van VDAB-loopbaanbegeleiding.

Geautomatiseerde besluitvorming

ZestForWork neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ZestForWork) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ZestForWork bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

 

Categorie Persoonsgegevens

Bewaartermijn

Reden

Gegevens die nodig zijn voor coaching trajecten

10 jaar

Voor alle coachings die gebeuren met de loopbaancheques van de VDAB zijn we wettelijk verplicht om alle gegevens 10 jaar bij te houden. Ook de verslagen van andere coaching trajecten worden 10 jaar bijgehouden.

 

Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie (NAW, bankrekening, etc.)

7 jaar

Belasting (wettelijke verplichting)

Gegevens die worden opgeslagen indien u contact opneemt met ons via e-mail, facebook, LinkedIn of de website

 6 maanden

Indien u contact met ons opneemt, maar uiteindelijk niet van onze diensten gebruik wenst te maken, verwijderen wij deze gegevens na maximaal 6 maanden.

Gegevens die u achterlaat bij bezoek website (o.a. cookies)

 3 jaar

Voor het verbeteren en optimaliseren van de website en onze dienstverlening.

Delen van persoonsgegevens met derden

ZestForWork deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor:

  1. Het uitvoeren van de overeenkomst of doorgeven van een opdracht aan een andere coach/trainer,
  2. Om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting (bijv. VDAB en boekhouding)
  3. Om software te gebruiken die noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ZestForWork blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt ZestForWork jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming.

In onderstaande tabel ziet u een overzicht van de derden waarmee we momenteel gegevens delen. Deze tabel is uitgebreid, maar niet limitatief en zal regelmatig worden bijgewerkt.

Naam

Doel

Gegevens

Belastingdienst

Voldoen aan belastingplicht

Factuurgegevens klant

Alissome & VDAB

Wettelijke verplichting

Persoonsgegevens, contracten, LBC-documenten, POP’s, Evaluaties

OneDrive

Opslaan en beheren documenten

Alle door de klant verstrekte gegevens

MS Office

Uitvoeren dienstverlening

Alle door de klant verstrekte gegevens

Hosting (naam)

Website en e-mail

Informatie verstrekt via website of mail

Hubspot

Klantsysteem, marketing en communicatie

Voor- en achternaam, emailadres, taal.

WordPress (website)

Website

Informatie verstrekt via website (contactformulier)

Google Analytics

Analyseren websitebezoek

Surfgedrag (niet te herleiden naar een persoon)

Active Campaign

Versturen van nieuwsbrieven, updates, evaluaties, etc.

Voor- en achternaam, emailadres

FoxitPhanthom (pdf-bewerker)

Uitvoeren dienstverlening (lezen van assessment uitslagen in deze pdf-lezer en bewerker)

Alle door de klant verstrekte gegevens

Thalento/ Careercoach (assessment centrum)

Uitvoeren dienstverlening

Naam, geboortedatum, email, functie + alle door de klant verstrekte gegevens tijdens de assessments

VA Van Elven (administratieve ondersteuning)

Uitvoeren dienstverlening

Alle door de klant verstrekte gegevens

Dropbox

Delen van documenten met Alissome/ VDAB

Persoonsgegevens, contracten, LBC-documenten, POPs, Evaluaties

ICF (International Coach Federation)

I.v.m. accreditatie is ZestForWork verplicht een coaching log bij te houden en te delen met de ICF

ICF coaching hour log.

Moneybird (Boekhoudprogramma)

Facturatie en financiële administratie

Naam, adres, IBAN, evt. btw-nummer


Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ZestForWork gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. ZestForWork gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we u toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Zie voor een toelichting: veilig internetten- cookies

Naast cookies, gebruikt ZestForWork ook Google Analytics. Dit programma geeft inzicht in hoe bezoekers de website gebruiken (zoals hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina’s worden gelezen, hoeveel tijd er wordt besteed op de website en wie de doelgroep is). Met deze informatie kan ZestForWork haar website en dienstverlening verbeteren. Via deze website worden er daarom ook cookies van Google geplaatst.

De informatie die hiermee wordt verkregen analyseert Google voor ZestForWork. De informatie wordt zo goed mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. ZestForWork kan deze gegevens daarom niet persoonlijk naar u herleiden.

Google zal de verkregen informatie enkel met derden delen wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht worden of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. ZestForWork heeft Google geen toestemming gegeven de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ZestForWork en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar zest4work@outlook.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

ZestForWork wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via: Contact Autoriteit Persoonsgegevens.

Overigens kunt u zich uiteraard ook op elk gewenst moment uitschrijven voor de mailingen die u van ZestForWork ontvangt. Onderaan elke mailing staat een knop ‘unsubscribe’, waarmee u zich kunt afmelden.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ZestForWork neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via: yvon@zestforwork.com.

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens of u wenst een verzoek in te dienen, gelieve dan contact op te nemen met Yvon Golbach, via yvon@zestforwork.com of per post via: Provincialeweg 130B, 5503 HK, Veldhoven.